Після запровадження електронного обліку трудової діяльності роботодавці часто ставлять запитання: чи потрібно зберігати паперову трудову книжку після сканування, і чи зобов’язані вони повертати її працівнику? Законодавство містить чіткі правила, але через перехідний період виникає низка нюансів.
Коли роботодавець не зобов’язаний зберігати трудову книжку
З 10 червня 2021 року діють оновлені правила:
- роботодавці не зберігають трудові книжки працівників, прийнятих після цієї дати;
- паперові трудові книжки не приймаються на зберігання навіть за бажанням працівника;
- книжки працівників, які працювали до 10.06.2021, можуть і надалі зберігатися у роботодавця;
- ФОПи — як і раніше — не ведуть і не зберігають трудові книжки.
Коли трудову книжку потрібно видати працівнику
Закон визначає три чіткі підстави для повернення паперової трудової книжки.
1. У день звільнення
Роботодавець зобов’язаний видати трудову книжку в день звільнення. Якщо працівник відсутній — надсилається письмове повідомлення. Можлива пересилка поштою (у тому числі за кордон) лише за письмовою згодою працівника.
Невидані книжки зберігають окремо 2 роки, після чого передають до архіву на 50 років.
2. Видача під час воєнного стану
Закон №2136 дозволяє роботодавцю самостійно визначити порядок ведення кадрових документів у зонах бойових дій та за потреби видати паперові трудові книжки працівникам для особистого зберігання.
3. Видача після оцифрування даних ПФУ
Згідно із Законом №1217-IX, після внесення Пенсійним фондом усіх даних до електронного реєстру, трудова книжка повинна бути передана працівнику під підпис.
Перехідний період триває до 10 червня 2026 року, тому сам факт сканування ще не зобов’язує роботодавця видавати документ.
Чи потрібно видавати трудову книжку після сканування?
Сканування трудової книжки — це не підстава для її автоматичної видачі.
Якщо працівник просить повернути документ — роботодавець має право видати його на підставі заяви.
Як видати трудову книжку на вимогу працівника
- Працівник подає письмову заяву.
- Роботодавець оформлює наказ про передачу документа.
- Факт видачі фіксується в Книзі обліку руху трудових книжок.
Немає коментарів